Assistant.e administratif.tive en contrat d’apprentissage – AGA MFA – Marseille 14ème (F/H)

Contexte
L’AGA MFA, qui gère deux centres sociaux sur Marseille 14ème, recherche un.e personne en contrat d’apprentissage sur un poste d’assistant.e administratif.ive

Mission
Assiste la direction dans la gestion administrative globale du centre social
Assure un appui administratif à la direction
Gestion administrative des dossiers de financement
– Prépare les dossiers de financements, édition et envoi aux financeurs, traçabilité des démarches, suivi administratif des conventions et des dossiers de subvention : suit les échéances, complète les parties administratives des dossiers, les classer
– Suit les demandes de subventions ainsi que les obligations administratives et financières afférentes (production et envoi des bilans financiers, suivi des règlements en lien avec la comptable…)
– Complète les outils qui permettent de rendre compte de nos activités auprès des financeurs, saisie en ligne (dossiers, rapport d’activité/bilans)
– Assure les relations avec les interlocuteurs concernés et le suivi des courriers aux institutions.
Assure le secrétariat de la direction (note internes, courriers, procédures, vie associative…)
– Assure la frappe de courriers, de compte rendu et de dossiers administratifs de la direction.
– Répond aux différents courriers et mails à la demande de la direction
– Traite le courrier entrant et sortant.
– Gestion, traitement et suivi des conventions annuelles et ponctuelles.
– Gestion du planning des réunions, envoi des ordres du jour, saisie et diffusion des comptes rendus
– Gestion des candidatures/offres d’emploi/stage : Mise en ligne des offres ; réponse positive/négative ; planning des entretiens ; réponse après entretien
– Mise en forme, suivi et classement des documents.
– Suivi du rangement et de l’organisation de l’archivage.
– Assure des remplacements occasionnels des postes de secrétariat/accueil.
– Participe aux réunions et activités de la coordination.

Profil
Connaissance de techniques de secrétariat
Maîtrise de l’expression orale et écrite
Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint, Publisher, messagerie internet, documents partagés en ligne)
Connaissance des règles de classement, conservation et archivage
Connaissance des règles de déontologie et de confidentialité professionnelle.
Savoir organiser son travail
Savoir organiser les priorités dans son travail et s’adapter à une situation d’urgence
Savoir travailler en équipe
Faire preuve d’initiative et de rigueur dans l’organisation du classement et de l’espace de travail
Rendre compte de son activité à la direction
Qualités d’organisation, d’écoute, relationnelles, sens des responsabilités

Conditions d’emploi
Contrat d’apprentissage
Rémunération selon profil

CV et LM à envoyer à
Jean-Baptiste BENAZET direction.mfa@orange.fr
Elisabeth BOUGON csflamantsiris@orange.fr