Assistant administratif et Comptable, le.la comptable sera sous l’autorité de la directrice du Centre Social et Culturel.

L’assistant.e administraf.tive et comptable est chargé.e, des tâches administratives et comptables de la structure, en relation directe et hiérarchique avec la direction. Il.elle collabore régulièrement avec les autres membres de l’équipe, garantit le respect et la discrétion dus à sa fonction et assure un reporting régulier de l’ensemble de son activité à la direction.

Missions du poste :

PAIE

Embauche

• La fiche nouveau salarié, une fois les informations fournies,
• La déclaration préalable à l’embauche,
• Le contrat de travail et création du dossier salarié,
• Transmission de la fiche salarié à l’expert-comptable (E.C),
• Inscription sur la fiche navette de paie avec le numéro de matricule donné par l’E.C.
• Mise à jour et suivi Registre du Personnel,

 

Au cours du mois

• Enregistrement sur la fiche navette de paie mensuelle, les absences (maladie, congés, événement particuliers,……), les acomptes, les transports, les primes et les dates de sorties,
• Attestation de salaire de maladie ou d’accident du travail sur net-entreprises,
• Transmission de l’arrêt de travail, de l’attestation de salaire, des IJSS versées par la sécurité Sociale, à l’E.C.
• Classement de ces trois pièces dans le dossier du salarié,

 

Fin de mois

• Fiche navette de paie à mettre à jour avec le relevé des heures,
• Mise à jour du suivi des heures cumulées des contrats aménagés,
• Transmission de la fiche à l’E.C.
• Réception des bulletins à valider,
• Validation à confirmer à l’E.C.,
• Paiement des salaires,
• Réception des états de paie définitifs, à éditer, à classer et à enregistrer sur le PC
• Bordereaux de cotisations de charges sociales mensuelles ou trimestrielles à payer et à classer après envoi de l’E.C.
• Saisir sur le site SYLAE (ASP) les états de présence et transmettre.
• Enregistrer et numéroter les états de décompte de l’ASP,
• Mettre à jour la fiche de suivi des versements de l’ASP,
• Documents de sortie établis par l’E.C. à faire signer par la direction, à remettre aux salariés et à classer dans leurs dossiers respectifs.

 

Enregistrement comptable de la paie

• Saisir le livre de paie mensuel et par service sur le journal SA,
• Saisir les bordereaux mensuels de charges sociales,
• Saisir les charges sociales payées au trimestre, états mensuels informatiques.

 

ACHATS

Au cours du mois,

• Collecte des pièces et numérotation (millésime / numéro chronologique de l’année),
• Vérification de leur objet et de l’affectation analytique,
• Classement des pièces dans la première partie du classeur « achats » ,
• Enregistrement comptable des pièces,
• Après validation de la direction, établissement des chèques de règlement pour signature, mention sur le talon du chèque du numéro de pièce et sur la pièce de l’identification du paiement, (nature chèque ou virement, date, numéro de chèque, montant acquitté),
• Une fois les pièces payées, les classer dans la deuxième partie du classeur par numéro de pièces,

 

SUBVENTIONS

Au cours du mois,

• Collecte des demandes de subventions et enregistrement sur la fiche de suivi des subventions par financeurs,
• Enregistrements des notifications de subvention en comptabilité (journal de saisie « ressources » ) et mise à jour de la fiche de suivi (tableaux excel).

FICHE NAVETTE DE CAISSE

Au cours du mois,

• Collecte des fiches navettes de caisse, vérification des justificatifs de dépenses,
• Enregistrement des mouvements en espèces en caisse,
• Enregistrement des remises de chèques sur le journal comptable de remise « REM »,
• Vérification de la concordance des soldes en espèces des fiches navettes avec le solde caisse en comptabilité à matérialiser, justification des écarts,

 

BANQUE

Au cours du mois,

• Enregistrement des chèques par date avec inscription du numéro de chèque dans le libellé de l’écriture et renseignement du numéro de pièce payée,
• Enregistrement des prélèvements et des virements avec identification des numéros de pièces payées,
• Enregistrements des remises de chèques et des virements reçus avec leur identification,

 

• Mise à jour de la fiche de suivi des subventions, partie des paiements,
• Etablissement du rapprochement bancaire.
• Lettrage des comptes clients, fournisseurs et des tiers.
• Préparation, en fin de mois, des virements et chèques fournisseurs et salaires

 

ACCUEIL COLLECTIF DES MINEURS

Au cours du mois,

• Saisie des fiches de présence sur tableaux Excel et/ou logiciel INOE,
• Etablissement des tableaux de suivi CAF et Ville de Marseille, budgets prévisionnels et comptes de résultat,
• Facturation des familles

 

FORMATION

Au cours d’année,

• Présenter les dossiers de formation auprès de notre OPCO, pour acception financement,
• Suivi des dossiers et transmission de pièces justificatives pour paiement

 

PARTICIPE À LA VIE DU CENTRE SOCIAL :

• Participe aux réunions auxquelles il/elle est convié(e)
• Participe par ces remarques et suggestions au fonctionnement du Centre social et culturel
• Participe à certaines animations globales